Jeżeli zaznaczymy kolorem ważne dokumenty i skoroszyty to wszyscy współpracownicy od razu będą znali np. ostateczne terminy ukończenia projektów. Możemy zatem używać czerwonych etykiet do oznaczenia pilnego zadania, które wymaga ukończenia jeszcze w tym tygodniu, niebieskie etykiety mogą Ci posłużyć do oznaczenia zadania, którego termin przypada pod koniec miesiąca. Możesz też oznaczać kolorami poszczególne dowolne projekty. Zależy to tylko od Ciebie i Twojej inwencji, po prostu wybierz sposób, który najlepiej sprawdzi się dla Ciebie i Twojego zespołu.